איך לבחור מדפסת לייזר למשרד לפי היקף העבודה
בחירת מדפסת לייזר למשרד אינה צריכה להתבסס רק על המחיר או על שם המותג. מדפסת משרדית היא כלי עבודה שמשמש את העובדים מדי יום, ולכן יש להתאים אותה לכמות ההדפסות, למספר המשתמשים, לסוג המסמכים ולפעולות שהמשרד מבצע.
מדפסת קטנה מדי עלולה ליצור זמני המתנה, החלפות טונר תכופות ותקלות כתוצאה מעומס. מנגד, רכישת מכשיר גדול ומתקדם מדי יכולה להוביל להוצאה שאינה מוצדקת. התאמה נכונה מאפשרת ליהנות מעבודה מהירה יותר ומעלויות הדפסה שניתן לנהל לאורך זמן.
כמה עובדים משתמשים במדפסת
מספר המשתמשים הוא נקודת פתיחה טובה, אך כדאי לבדוק גם כיצד הם עובדים.
עובד אחד או שניים: מדפסת שולחנית קומפקטית יכולה להספיק, במיוחד כאשר כמות המסמכים נמוכה.
משרד קטן: כדאי לבחון חיבור לרשת, הדפסה דו צדדית ומגש נייר שמתאים למספר משתמשים.
מחלקה בינונית: נדרשים בדרך כלל מהירות גבוהה יותר, טונר בתפוקה מוגדלת ומזין מסמכים אוטומטי.
ארגון גדול: כדאי לבחון מכשיר מחלקתי, הרשאות משתמשים, אבטחת הדפסות ומספר מגשי נייר.
חשוב לא להסתמך רק על מספר העובדים. משרד של חמישה עורכי דין עשוי להדפיס יותר מעסק שבו עשרים עובדים משתמשים בעיקר בקבצים דיגיטליים.
הערכת כמות ההדפסות החודשית
ניתן להעריך את הכמות באמצעות צריכת חבילות הנייר. חבילה רגילה כוללת מאות דפים, ולכן מספר החבילות שנפתחות בחודש מספק תמונה ראשונית.
כדאי לבדוק גם את מונה הדפים במדפסת הקיימת. ההפרש בין שתי בדיקות חודשיות יספק נתון מדויק יותר.
לאחר שמבינים את היקף העבודה, ניתן להיכנס לקטגוריית מדפסות לייזר ומכונות צילום ולבחון פתרונות בהתאם לסוג המשרד.
שחור לבן או צבע
מדפסת לייזר שחור לבן מתאימה למשרד שמדפיס חוזים, דוחות, חשבוניות, טפסים ומסמכי טקסט. היא בדרך כלל פשוטה יותר לניהול משום שנדרשת מחסנית טונר שחורה בלבד.
מדפסת צבעונית מתאימה כאשר המשרד מפיק מצגות, גרפים, הצעות ללקוחות וחומרים הכוללים תמונות או מיתוג. כאשר נדרש צבע באופן קבוע, אפשר לבחון מדפסות לייזר משולבות צבע A4.
מומלץ לבדוק מהו אחוז המסמכים שבאמת חייבים צבע. אם הצבע נדרש רק פעם בחודש, ייתכן שלא כדאי לבנות את כל מערך ההדפסה סביבו.
מדפסת רגילה או מדפסת משולבת
מדפסת רגילה מבצעת פעולה אחת: הדפסה. מדפסת משולבת יכולה לכלול גם צילום וסריקה, ולעיתים פקס.
במשרד שבו סורקים חוזים וחשבוניות, מכשיר משולב יכול לחסוך מקום ולרכז מספר פעולות בעמדה אחת. מזין מסמכים אוטומטי מאפשר להכניס מספר דפים ולסרוק אותם ברצף.
לעסקים שמפיקים בעיקר מסמכים בשחור לבן, קטגוריית מדפסות לייזר משולבות שחור לבן A4 יכולה לסייע בהשוואת דגמים רלוונטיים.
מהירות ההדפסה וזמן הדף הראשון
מהירות ההדפסה מוצגת בדרך כלל במספר דפים בדקה. הנתון חשוב כאשר מדפיסים מסמכים ארוכים, אך במשרד שמפיק מסמכים קצרים פעמים רבות כדאי לבדוק גם את הזמן עד להדפסת הדף הראשון.
מדפסת יכולה להיות מהירה מאוד לאחר שהתחילה לעבוד, אך לדרוש זמן התחממות בכל משימה. כאשר עשרות עובדים שולחים עבודות קצרות, ההבדל מורגש.
כדאי לבדוק גם האם המהירות נשמרת בעת הדפסה דו צדדית ובשימוש ברשת.
חיבור לרשת והדפסה אלחוטית
חיבור רשת מאפשר למספר מחשבים להשתמש באותה מדפסת. חיבור קווי יכול להתאים לעמדה קבועה, בעוד שחיבור אלחוטי מעניק גמישות ומאפשר לעיתים הדפסה מטלפונים וממחשבים ניידים.
ניתן להתרשם מתוך קטגוריית מדפסות אלחוטיות ולבדוק אילו דגמים מתאימים לסביבת העבודה.
בארגון שמטפל במידע רגיש, חשוב לבדוק גם אפשרויות להגבלת גישה ולהדפסה מאובטחת.
עלות הטונר חשובה יותר ממחיר המדפסת
מחיר המדפסת משולם פעם אחת, אך הטונר נרכש שוב ושוב. לכן מומלץ לבדוק:
- מחיר הטונר המתאים
- מספר הדפים המשוער למחסנית
- זמינות טונר בתפוקה גבוהה
- האם התוף הוא חלק מהמחסנית או רכיב נפרד
- עלות התחזוקה לאורך זמן
מדפסת במחיר נמוך יכולה להיות יקרה יותר בשימוש אם הטונר שלה בעל תפוקה נמוכה. לעומת זאת, מדפסת יקרה יותר עשויה להיות משתלמת כאשר מדפיסים בכמות גבוהה.
קיבולת נייר והדפסה דו צדדית
מגש קטן דורש מילוי תכוף ועלול להפריע לעבודה. אם המשרד מדפיס הרבה, כדאי לבחור מגש שמכיל לפחות כמות שמתאימה ליום עבודה רגיל.
הדפסה דו צדדית אוטומטית חוסכת נייר ומאפשרת להפיק מסמכים קומפקטיים יותר. היא שימושית בחוזים, דוחות וחומרי הדרכה.
כדאי לבדוק האם המדפסת תומכת בסוגי הנייר שבהם משתמשים, כולל מעטפות, נייר עבה ומדבקות משרדיות.
דוגמה להתאמה לפי סוג המשרד
משרד ביתי: מדפסת קומפקטית עם חיבור אלחוטי.
משרד שירות קטן: מכשיר משולב שחור לבן עם סריקה והדפסה דו צדדית.
מחלקת שיווק: מדפסת צבעונית עם איכות טובה ויכולת רשת.
משרד עמוס: מדפסת מהירה עם מגש גדול וטונר בתפוקה גבוהה.
מספר מחלקות: מכשיר מרכזי עם הרשאות, אבטחת הדפסה וניהול משתמשים.
שאלות ותשובות
האם מדפסת לייזר מתאימה למשרד קטן?
כן. קיימות מדפסות לייזר קומפקטיות שמתאימות לעובד אחד או למספר קטן של משתמשים. חשוב להתאים את המהירות ואת תפוקת הטונר לכמות ההדפסות.
מה עדיף למשרד, צבע או שחור לבן?
אם רוב העבודה היא טקסט, שחור לבן יכול להיות פתרון פשוט וחסכוני יותר. כאשר מפיקים מצגות וחומרי שיווק, כדאי לבחון דגם צבעוני.
מהי מדפסת משולבת?
זהו מכשיר שמרכז הדפסה, צילום וסריקה. בחלק מהדגמים קיימות גם פעולות נוספות כמו פקס וסריקה דו צדדית.
איך מחשבים עלות הדפסה לדף?
מחלקים את מחיר הטונר במספר הדפים המשוער שלו. כדאי להוסיף לחישוב גם תוף, תחזוקה ורכיבים מתכלים אחרים אם הם נרכשים בנפרד.
