השכרת מדפסת או רכישה: מה משתלם יותר לעסק?
כל עסק זקוק לפתרון הדפסה אמין, אך לא כל עסק חייב לרכוש את המדפסת. השכרת מדפסת יכולה לספק ציוד ושירות במסגרת תשלום קבוע, בעוד שרכישה מעניקה בעלות מלאה ושליטה עצמאית במכשיר.
אין תשובה אחת שמתאימה לכולם. הבחירה תלויה בתקציב, בכמות ההדפסות, במשך השימוש וביכולת של העסק לטפל בתחזוקה ובחומרים המתכלים. כדי לקבל החלטה נכונה, חשוב להשוות את העלות הכוללת ולא רק את הסכום שמשולם בחודש הראשון.
מה כוללת רכישת מדפסת
ברכישה העסק משלם עבור המכשיר והופך לבעליו. לאחר מכן הוא אחראי לרכישת טונרים, לתחזוקה, לתיקונים ולהחלפת המדפסת בעת הצורך.
היתרון הוא שאין תלות בהסכם השכרה ואין תשלום חודשי קבוע לאחר סיום התשלום על הציוד. העסק יכול לבחור את הספק שממנו ירכוש חומרים ולשמור את המדפסת כל עוד היא מתאימה לצרכיו.
רכישה עשויה להתאים למשרד קטן עם נפח הדפסה צפוי, במיוחד כאשר קיים עובד שיודע לנהל ציוד ומלאי מתכלים.
מה כוללת השכרת מדפסת
בהשכרה העסק משתמש במדפסת במסגרת הסכם לתקופה מוגדרת. המסלול יכול לכלול שירות, תיקונים וחומרים מתכלים בהתאם לתנאים שנקבעו.
בעמוד השכרת מדפסות A4 ניתן לבחון פתרונות למשרדים שזקוקים למדפסת צבעונית או למדפסת שחור לבן.
השכרה מאפשרת לעסק להימנע מהוצאה ראשונית גבוהה ולנהל את הציוד כחלק מהוצאה חודשית צפויה. היא יכולה להתאים גם כאשר העסק מעוניין לקבל כתובת אחת לטיפול בתקלות ובחומרים.
השוואה לפי הוצאה התחלתית
רכישה: דורשת תשלום עבור המכשיר בתחילת הדרך. ככל שהמדפסת מתקדמת יותר, ההוצאה גבוהה יותר.
השכרה: מאפשרת להתחיל להשתמש בציוד בלי לשלם מיד את מלוא מחירו, בהתאם לתנאי המסלול.
לעסק חדש, תזרים המזומנים עשוי להיות חשוב יותר מהעלות המצטברת לאורך שנים. לעומת זאת, עסק ותיק עם תקציב פנוי יכול להעדיף לשלם פעם אחת ולהחזיק בציוד.
השוואה לפי עלות חודשית
ברכישה אין בהכרח תשלום קבוע, אך יש חודשים שבהם נדרשת הוצאה גבוהה על טונרים או תיקון. לכן העלות אינה תמיד צפויה.
בהשכרה קל יותר לתכנן תקציב כאשר המחיר כולל רכיבים ושירותים מוגדרים. עם זאת, יש לבדוק אם קיימת מכסת הדפסות ומהי העלות עבור חריגה.
לפני חתימה כדאי לקבל פירוט ברור של כל הסעיפים:
- תשלום חודשי
- מספר הדפים הכלול
- מחיר לכל דף נוסף
- טונרים הכלולים במסלול
- שירות וחלקי חילוף
- תקופת התחייבות
- אפשרות להחלפת מכשיר
תחזוקה ותיקונים
במדפסת שנרכשה, העסק אחראי להזמין טכנאי ולשלם על תיקונים לאחר סיום האחריות. כאשר התקלה משמעותית, נדרש להחליט אם לתקן או לרכוש מכשיר חדש.
בהסכם השכרה שכולל שירות, הטיפול יכול להיות פשוט יותר. העסק פונה לספק בהתאם להסכם ואינו צריך בכל פעם לאתר איש מקצוע חדש.
חשוב לבדוק מהו זמן התגובה לתקלה והאם קיימת אפשרות למדפסת חלופית במקרה שהטיפול נמשך.
התאמה לעסק שצומח
עסק קטן יכול להתחיל עם מדפסת בסיסית ולגלות לאחר שנה שכמות העובדים והמסמכים גדלה. ברכישה, השדרוג דורש מכירה, העברה או אחסון של המדפסת הקיימת.
בהשכרה עשויה להיות אפשרות לעבור לדגם אחר, בהתאם לתנאי המסלול. הדבר יכול להתאים לעסקים שעדיין אינם יודעים מה יהיה היקף הפעילות העתידי.
עם זאת, אין להניח שכל הסכם מאפשר שדרוג ללא עלות. יש לבדוק זאת מראש.
צבע או שחור לבן
עלות ההדפסה הצבעונית גבוהה בדרך כלל מעלות הדפסת טקסט בשחור לבן. לכן כדאי לבדוק כמה מסמכים באמת דורשים צבע.
עסק שמדפיס בעיקר חוזים וחשבוניות יכול לבחור מכשיר שחור לבן. ניתן להשוות דגמים בקטגוריית מדפסות לייזר משולבות שחור לבן.
כאשר מחלקת השיווק מפיקה מצגות וחומרים ללקוחות, ייתכן שיהיה צורך במדפסת צבעונית או במכשיר נפרד למחלקה.
מתי רכישה יכולה להתאים יותר
רכישה יכולה להיות הבחירה המתאימה כאשר:
- כמות ההדפסות יציבה וידועה
- העסק מתכנן להשתמש במדפסת במשך שנים
- קיימת יכולת לטפל במלאי הטונרים
- אין צורך בשדרוג תכוף
- ניתן לשאת בהוצאה הראשונית
- המדפסת אינה חיונית ברמה שמחייבת שירות מהיר במיוחד
במצבים אלה, בעלות מלאה עשויה להעניק חופש וגמישות.
מתי השכרה יכולה להתאים יותר
השכרה יכולה להתאים כאשר:
- העסק מעדיף להימנע מהשקעה ראשונית גבוהה
- נדרשת הוצאה חודשית צפויה
- המדפסת חיונית לפעילות השוטפת
- העסק רוצה שירות ותחזוקה במסגרת אחת
- כמות העובדים צפויה להשתנות
- נדרש ציוד לתקופה מוגבלת
- העסק אינו רוצה לנהל מלאי מתכלים באופן עצמאי
דוגמה פשוטה לחישוב
נניח שמשרד שוקל לרכוש מדפסת ולהשתמש בה במשך שלוש שנים. לחישוב יש להוסיף למחיר המכשיר את עלות הטונרים, התחזוקה והתיקונים המשוערים לאורך התקופה.
בהשכרה יש להכפיל את המחיר החודשי במספר החודשים ולהוסיף חריגות, אם קיימות. לאחר מכן יש להשוות בין המסלולים ולבדוק מה מקבלים בכל אפשרות.
חשוב לא להשוות רק מחיר מול מחיר. מסלול שכולל שירות מהיר, טונרים והחלפת חלקים מעניק ערך נוסף שקשה למדוד רק לפי מחיר המדפסת.
שאלות ותשובות
האם השכרת מדפסת כוללת טונרים?
הדבר תלוי במסלול ובספק. יש לבדוק במפורש אילו חומרים כלולים, האם קיימת מכסת דפים ומהי עלות החריגה.
לכמה זמן מתחייבים בהשכרת מדפסת?
תקופת ההתחייבות משתנה בין מסלולים. לפני חתימה חשוב לבדוק את משך ההסכם ואת התנאים לסיום מוקדם או לשדרוג.
מה מתאים יותר לעסק קטן?
עסק קטן עם שימוש יציב יכול לבחור ברכישה. עסק חדש או עסק שמעדיף שירות והוצאה חודשית צפויה יכול לבחון השכרה.
איך יודעים מה באמת זול יותר?
מחשבים את כל העלויות לתקופה זהה. ברכישה כוללים ציוד, טונרים, תיקונים ותחזוקה. בהשכרה כוללים תשלומים חודשיים, חריגות ותשלומים שאינם כלולים במסלול.
