פקסים הם חלק חשוב מכל ציוד משרדי. מכשירי פקס מלווים אותנו כשמונים שנה, והפכו לנדבך חשוב בכל משרד. למרות שהיום אפשר לשלוח פקס גם באמצעות האימייל או אתרי אינטרנט ייעודיים, רוב המשרדים עדיין בוחר להשתמש בטכנולוגיית פקסימיליה (תקשורת ממרחק) מכיוון שהיא מהירה, יעילה ונפוצה בקרב משרדי הממשלה. מכשירי פקס פופולאריים במיוחד הם פקסים בשחור לבן: הדף נסרק ברזולוציה גבוהה (1145 פיקסל לדף) ומודפס בגודל A4
בחירת פקסים למשרד
בשוק קיימים סוגים רבים של מכשירי פקס ובדיו פלוס ישמחו להציע לכם ממגוון המותגים המובילים בשוק – של מדפסות, פקסים ושאר מכשירי התקשורת. ובכל זאת, למרות האיכות המעולה של כל המוצרים, עדיין מומלץ להתאים את הפקסים למה שאתם צריכים ולתפוקה שאתם מצפים להם. כל פקס מתאים לשימוש אחר. ישנם משרדים שמקבלים ושולחים מסמכים פעם בשבוע; יש כאלו ששולחים מסמכים כל יום. התפוקה קשורה בעיקר לטכנולוגיה בהם הפקסים עושים שימוש: לייזר או דיו
כל המותגים: טכנולוגיות פקס שתמצאו בדיו פלוס
פקס העושה שימוש בטכנולוגיית דיו יתאים למשרד שמקבל עד כ-30 פקסים ביום, כלומר תפוקה נמוכה יחסית למשרד. פקסים אלו עובדים לאט יחסית, חסכוניים בדיו, ולכן לא יעילים למי שצריך לקבל כמות פקסים גדולה.
פקס העושה שימוש בטכנולוגיית לייזר הוא חזק, עמיד ויכול לעבוד בכמויות גדולות מאד. מתאים למי שצריך לקבל הרבה חומרים.
פקס משולב שמכיל גם סורק ומדפסת, הוא מכשיר חסכוני שמכיל גם זיכרון פנימי, חיוג מקוצר ורזולוציית הדפסה. למי שצריך מכשיר שמשלב את היכולת של שתי הטכנולוגיות – כלומר לא מעט מדי הדפסות ולא יותר מדי הדפסות, פקס משולב הוא מושלם עבורו
דיו פלוס תשמח להציע לכם ממיטב המותגים בכל הטכנולוגיות, עם אחריות ושירות ברמה גבוהה
פקס משולב
פקס משולב מרכז במכשיר אחד שליחה וקבלה של פקסים לצד פעולות משרדיות נוספות, כמו הדפסה, צילום וסריקה, בהתאם לדגם. זהו פתרון לעסקים ולמשרדים שעדיין נדרשים להעביר מסמכים בפקס ורוצים להשתמש באותו מכשיר גם למשימות היומיומיות. במקום להקצות מקום למכשיר פקס נפרד, אפשר לבחור מערכת משולבת שמתאימה להיקף העבודה ולדרכי התקשורת של המשרד.
לפני הרכישה, חשוב לוודא שהמכשיר כולל יכולת פקס בפועל. לא כל מדפסת משולבת תומכת בשליחה ובקבלה של פקסים, גם כאשר היא כוללת סורק ומזין מסמכים.
למי מתאים פקס משולב?
פקס משולב יכול להתאים למשרדים שעובדים מול גופים, ספקים ולקוחות המשתמשים בפקס להעברת טפסים ומסמכים. כאשר לצד הפקס נדרשות גם הדפסות שוטפות וסריקה לתיוק, מכשיר אחד יכול לספק מענה לכמה צרכים באותה עמדת עבודה.
ההתאמה תלויה גם בכמות המסמכים ובתדירות השימוש. משרד ששולח פקסים בודדים זקוק לפתרון שונה ממשרד שמטפל במסמכים מרובי עמודים לאורך היום. כדאי לבחון את כלל השימושים במכשיר, ולא לבחור רק לפי יכולת הפקס.
מה ההבדל בין פקס משולב למדפסת משולבת?
מדפסת משולבת כוללת בדרך כלל הדפסה, צילום וסריקה, אך יכולת פקס אינה מובטחת. כדי לשלוח ולקבל פקס דרך קו טלפון, המכשיר צריך לכלול את החומרה והחיבורים המתאימים.
במפרט המוצר כדאי לחפש ציון מפורש של תמיכה בפקס ולבדוק את אופן החיבור הנדרש. אם אתה מעוניין לשלוח פקס מהמחשב או לקבל מסמכים כקובץ במקום להדפיס אותם, יש לוודא שהדגם והתוכנה שלו תומכים בכך. אלו יכולות שעשויות להשתנות בין מכשירים ובין מערכות הפעלה.
חשוב להבחין גם בין פקס המובנה במכשיר לבין שירות פקס מקוון. שירות מקוון פועל באמצעות ספק חיצוני ועשוי להיות כרוך ברישום ובתשלום נפרד.
התאמת הפקס לתשתית הטלפוניה
לפני בחירת פקס משולב, כדאי לברר איזו תשתית טלפוניה קיימת במשרד. מכשיר פקס רגיל מתחבר לקו טלפון מתאים, וחיבור המדפסת לרשת WiFi אינו מחליף בהכרח את החיבור הדרוש לפקס.
אם הטלפוניה במשרד מבוססת על מרכזייה או על שירות אינטרנטי, חשוב לבדוק תאימות מול ספק התקשורת ומול ספק המכשיר. אופן החיבור וההגדרות עשויים להשפיע על הצלחת השידור ועל יציבות הקבלה.
כאשר אותו קו משמש גם לשיחות, כדאי לבדוק כיצד המכשיר מבחין בין שיחה לפקס ואילו הגדרות נדרשות. התאמה מראש יכולה למנוע מצב שבו שיחות או מסמכים אינם מגיעים ליעדם כמצופה.
מזין מסמכים לצילום, לסריקה ולשליחת פקס
מזין מסמכים אוטומטי שימושי כאשר צריך לשלוח כמה עמודים ברצף. הוא מצמצם את הצורך להניח כל עמוד בנפרד ומקל גם על צילום וסריקה של מסמכים ארוכים.
כדאי לבדוק את קיבולת המזין, את גדלי הנייר הנתמכים ואת האפשרות לטפל במסמכים המודפסים משני הצדדים. אין להניח שתמיכה בסריקה של שני צדדים זמינה באותה צורה גם בשליחת פקס, ולכן חשוב לבדוק את הפעולה הנדרשת במפרט או במדריך המכשיר.
למסמכים שאינם מתאימים למזין, משטח סריקה שטוח עשוי להיות שימושי. יש לוודא שסוג המסמך ומידותיו מתאימים להנחיות היצרן.
בחירת טכנולוגיית ההדפסה
מכיוון שפקס משולב משמש לעיתים גם כמדפסת המרכזית במשרד, חשוב לבחור לפי אופי ההדפסות. לעבודה המבוססת בעיקר על טקסט וטפסים, אפשר לבחון מכשיר לייזר בשחור לבן. אם נדרשת גם הדפסת מצגות, תמונות או מסמכים צבעוניים, כדאי להשוות פתרונות צבעוניים בהתאם לצורך.
יכולת הדפסה בצבע אינה מעידה בהכרח על שליחה וקבלה של פקס צבעוני. אם זו דרישה בעבודה שלך, יש לבדוק אותה בנפרד, לרבות התאימות של המכשיר בצד המקבל.
גם מהירות ההדפסה, קיבולת מגש הנייר ונפח העבודה המומלץ משפיעים על ההתאמה. במשרד שבו כמה עובדים חולקים את המכשיר, כדאי לבדוק כיצד הוא מטפל במשימות המתקבלות בזמן שימוש בפעולה אחרת.
מעקב אחר משלוח וקבלת מסמכים
בעבודה עם פקס חשוב לדעת אם המסמך נשלח בהצלחה. בהתאם לדגם, ניתן למצוא אפשרויות כמו דוח שידור, יומן פעילות ושמירת מספרים בזיכרון לחיוג חוזר. יכולות אלו יכולות להקל על מעקב אחר העברת מסמכים ועל שימוש במספרים קבועים.
כדאי לבדוק גם כיצד המכשיר מתמודד עם קבלת פקס כאשר הנייר נגמר או כאשר קיימת תקלה בהדפסה. אם קיימת שמירה בזיכרון, חשוב להבין את המגבלות שלה ואת דרך הגישה למסמכים שהתקבלו.
במשרד המטפל במידע רגיש, יש להתייחס גם למיקום המכשיר ולאופן קבלת הפקסים, כדי שמסמכים מודפסים לא יישארו נגישים ללא צורך.
בחירת פקס משולב בדיו פלוס
לפני הבחירה, הגדר את כמות הפקסים הצפויה, את מספר העמודים בכל משלוח ואת צורכי ההדפסה והסריקה שלך. בדוק גם את תשתית הטלפון, עלויות הדיו או הטונר ותנאי האחריות והשירות.
בקטגוריית פקס משולב בדיו פלוס תוכל לבחון מכשירים לפי הפעולות הנדרשות במשרד. השוואה בין יכולות הפקס, נוחות התפעול ועלויות השימוש תסייע לך לבחור מכשיר שמתאים לשגרת העבודה שלך.
